Mahnwesen

Das Mahnwesen ist Teil des Forderungsmanagements. Es beschäftigt sich hauptsächlich mit der Erfassung und Verwaltung offener, fälliger Forderungen gegenüber Debitoren und trägt somit maßgeblich zur Liquiditätssicherung eines Unternehmens bei. Dazu werden im Mahnwesen Zahlungseingänge überprüft, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versandt und gegebenenfalls weitere rechtliche Schritte eingeleitet.

Neben allgemein etablierten Vorgehensweisen und gesetzlich festgelegten Vorschriften ist es Unternehmen grundsätzlich freigestellt, zusätzlich eigene Abläufe und Fristen für das Mahnwesen zu definieren.

Ablauf des Mahnverfahrens: Muss ich vor der Mahnung eine Zahlungserinnerung schreiben?

Zahlt ein Schuldner seine Rechnungen nicht zum vereinbarten Zahlungsziel, startet das kaufmännische Mahnverfahren. Üblicherweise wird das Zahlungsziel beim Vertragsschluss zwischen Schuldner und Gläubiger vertraglich auf der Rechnung festgehalten und ist rechtlich bindend. In der Regel hat ein Schuldner damit 10-14 Tage Zeit, die Forderungen seines Gläubigers zu bedienen.

Wurde kein individuelles Zahlungsziel vereinbart, ist eine Rechnung grundsätzlich sofort, spätestens aber 30 Tage nach Rechnungseingang fällig (§286 BGB).

Geht trotz Fälligkeit keine Zahlung ein, versenden Unternehmen normalerweise aus Kulanzgründen eine freundliche Zahlungserinnerung. Reagiert der Schuldner hierauf nicht, können bis zu drei Mahnungen ausgesprochen werden.

Durch eine Mahnung wird der Schuldner außerdem in Verzug gesetzt. Ab diesem Zeitpunkt können Mahnkosten, Mahngebühren oder Verzugszinsen anfallen. Spätestens nach der dritten erfolglosen Mahnung wird das Mahnwesen an ein Inkassounternehmen übergeben. Bleibt auch dieser Schritt wirkungslos und erfolgt weiterhin keine Zahlung der Rechnung, kommt es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren. Dadurch können weitere hohe Kosten für den Schuldner entstehen.

Die Mahnung: Welche Inhalte dürfen nicht fehlen?

Damit ein Mahnbescheid rechtlich bindend ist, sollten folgende Informationen enthalten sein:

  • Datum der Mahnung
  • Angabe von Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, auf die sich die Mahnung bezieht
  • Festlegung eines neuen Zahlungszieles bzw. einer neuen Zahlungsfrist
  • Angabe von Mahnkosten
  • Anordnung weiterer rechtlicher Schritte

Factoring als Ausweg aus dem Mahnwesen

Das Mahnwesen kann sich als langwieriger und kostenintensiver Prozess für Unternehmen erweisen. Die Vorfinanzierung des Schuldners führt dabei besonders in KMU oftmals zu ernsthaften Liquiditätsengpässen.

Einen Ausweg aus dieser Situation bietet das Full-Service-Factoring, bei dem ein Unternehmen seine offenen Forderungen gegenüber Kunden an eine Factoring-Gesellschaft verkauft. Durch diesen Forderungsverkauf übergibt das Unternehmen das komplette Risiko etwaiger Zahlungsausfälle sowie das komplette Mahnwesen, inklusive zugehöriger Zeit- und Kostenaufwände, an den Factor.